(KODE : T-0077) : TESIS EVALUASI ATAS PENERAPAN PENGADAAN BARANG/JASA SECARA ELEKTRONIK (E-PROCUREMENT) DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KEUANGAN
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
2.1 Referensi e-Procurement
Pengadaan barang dan jasa secara elektronik (e-procurement) dibeberapa negara seperti Uni Eropa, Australia, Korea Selatan dan Philipina, dalam beberapa tahun terakhir telah digunakan sebagai alat yang secara signifikan dapat mengurangi biaya dalam proses pengadaan. Pada saat volume pembelian telah ditentukan, dengan menggunakan e-procurement memungkinkan pembeli dan pemasok mempunyai pilihan yang lebih luas serta akan membawa kualitas yang lebih baik, meningkatkan pengiriman, mengurangi kertas kerja, dan menurunkan biaya administrasi. Dalam definisi yang paling mendasar, e-procurement adalah merampingkan proses pembelian perusahaan dengan menghilangkan paper based seperti dokumen-dokumen pesanan pembelian dan formulir permintaan resmi. Melalui sistem e-procurement, karyawan dapat memperoleh akses langsung kepada para penyedia barang/jasa melalui sistem untuk mengkonfirmasi spesifikasi teknis, melihat gambar produk, harga, serta deskripsi produk secara terperinci. Sistem juga dapat membuat permintaan resmi untuk melakukan persetujuan secara elektronik, mulai dari proses persetujuan perusahaan sampai dengan penyerahan pesanan pembelian untuk mengontrak penyedia barang/jasa. Beberapa sumber mendefinisikan e-Procurement sebagai berikut:
1. Menurut Kantor Manajemen Informasi Pemerintah Australia (Australian Government Information Management, AGIMO):
e-procurement merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business, B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet.
2. Menurut daftar kataX-Solutions :
e-procurement merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau pembelian secara elektronik. e-Procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. e-Procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan/suplai. Sedangkan procurement sistem adalah sistem perangkat lunak untuk pembelian secara elektronik, yaitu pengadaan barang dan jasa.
3. Menurut daftar kata Siemens :
e-procurement atau e-purchasing adalah pengadaan yang menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer yang lain. Sistem e-procurement memusatkan pada platform (perangkat keras maupun lunak) komersial bagi para pembeli.
4. Menurut Wikipedia :
e-procurement adalah pembelian business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain, seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Sebagai sebuah bagian penting dari banyak situs B2B, e-procurement juga kadang disebutkan oleh istilah-istilah lain misalnya supplier exchange. Secara khusus, situs-situs web e-procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat dan terdaftar untuk mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau mengundang penawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang sedang berjalan dapat memenuhi permintaan customer termasuk pemberian diskon jumlah atau penawaran khusus. Software e-procurement memungkinkan otomatisasi beberapa pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi berharap dapat mengendalikan inventori-inventori secara lebih efektif, mengurangi biaya pembelian agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. e-Procurement diharapkan dapat diintegrasikan dengan tren Supply Chain Management yang terkomputerisasi.
5. Menurut Scottish Enterprise dalam E-Business Factsheet-nya menyebut bahwa:
e-procurement adalah sebuah istilah untuk menyebut metode elektronik yang digunakan dalam tiap tahap proses pembelian dari indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga pembayaran, dan secara potensial manajemen kontrak.7
6. Menurut Infonet dalam makalahnya tentang e-procurement menyebutkan bahwa:
e-procurement adalah nama lain untuk pembelian barang dan jasa B2B melalui pertukaran dagang extranet, antar ERP langsung, dan koneksi internet dengan pemasok-pemasok.8
7. Beberapa definisi oleh Davila, Tony, Mahendra Gupta, dan Richard Palmer
dalam jurnal "Moving Procurement Systems to The Internet" (2003)
menyebutkan e-procurement:
Teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi pengadaan barang melalui internet. Manajemen seluruh aktivitas pengadaan secara elektronik. Aspek-aspek fungsi pengadaan yang didukung oleh bermacam-macam bentuk komunikasi secara elektronik.
8. Bank Dunia menyebutkan sebuah definisi berlapis tiga dari e-procurement dari segi pemerintahan {electronic Government Procurement, e-GP) dalam E-GP: World Bank Draft Strategy (2003). Tingkat pertama menyatakan bahwa e-GP adalah:
penggunaan teknologi informasi dan komunikasi khususnya internet oleh pemerintahan-pemerintahan dalam melaksanakan hubungan pengadaan dengan para pemasok untuk memperoleh barang, karya-karya, dan layanan konsultasi yang dibutuhkan oleh sektor publik.
Definisi tingkat kedua dan ketiga membuat perbedaan tipis antara e-tendering dengan e-purchasing.
9. Sarzana Fulvio di S. Ippolito (2003) menyebut:
e-procurement sebagai seperangkat teknologi, prosedur, dan langkah-langkah organisasional yang memungkinkan pembelian barang dan jasa secara online, melalui peluang-peluang yang ditawarkan oleh internet dan e-commerce. Pengertian ini mirip dengan definisi Bank Dunia tetapi menghilangkan "pengadaan karya". Fitur e-Procurement Pembelian dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi biaya operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek birokrasi. Penerapan e-procurement mendorong upaya transaksi dari pusat pembuat pesanan hingga titik kebutuhan pada pengguna desktop bisnis. Hal ini memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan pemasok yang dipilih melalui katalog online yang mana dilihat-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item yang dibutuhkan. Fitur utama e-procurement meliputi :
• Katalog elektronik untuk item-item standar/inti.
• Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis/bermacam-macam.
• Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur.
• Jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in) untuk menjalankan kendali anggaran belanja.
• Kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detil.
Dalam mempelajari e-procurement kita juga harus memahami kondisi lingkungan bisnis makro dimana konsep tersebut bekerja. Apabila kita sering mengenal istilah hukum ekonomi, maka di dalam dunia internet dikenal berbagai istilah baru semacam e-economy, internet economy, digital economy, new economy, dan lain sebagainya. Praktisi menganggap bahwa dalam dunia maya, hukum ekonomi konvensional tidak berlaku, karena yang memegang peranan adalah berbagai prinsip ekonomi digital. Namun banyak pula yang menilai bahwa paradigma ekonomi baru tersebut sebenarnya tidak ada, yang ada adalah "the old economy with the new technology"9.
Ekonomi digital didefinisikan oleh Amir Hartman sebagai:
"the virtual arena in which business actually is conducted, value is created and exchanged, transactions occur, and one-to-one relationship mature by using any internet initiative as medium of exchange" (Hartman, 2000).
Keberadaannya ditandai dengan semakin maraknya berkembang bisnis atau transaksi perdagangan yang memanfaatkan internet sebagai medium komunikasi, kolaborasi, dan kooperasi antar perusahaan atau pun antar individu, dimana maraknya perusahaan-perusahaan baru maupun lama yang terjun ke dalam format bisnis elektronik e-business dan e-commerce. Untuk dapat bertahan dan memenangkan persaingan dalam ekonomi digital, para pemain perlu memahami karakteristik dari konsep yang menjadi landasan karena sangat berbeda dengan ekonomi klasik yang selama ini dikenal. Tidak jarang bahwa perusahaan harus melakukan transformasi bisnis agar dapat secara optimal bermain di dalam arena ekonomi digital. Hal ini disebabkan karena untuk mengimplementasikannya, diperlukan model bisnis yang sama sekali baru. Bagi perusahaan baru (start-up company), untuk terjun ke bisnis ini biasanya lebih mudah dibandingkan dengan perusahaan yang telah lama berdiri. Sebagian besar perusahaan lama yang ingin memanfaatkan keberadaan ekonomi digital harus mengadakan perubahan mendasar pada proses bisnisnya secara radikal (business process reengineering).
Dunia maya merupakan suatu tempat bertemu dan berkumpulnya berbagai individu, kelompok masyarakat, perusahaan, konsumen, organisasi, komunitas, dan berbagai jenis entiti lainnya di "sebuah tempat" yang terbentuk karena adanya berbagai jaringan komputer yang saling dihubungkan satu dengan yang lainnya. Kemudahan dan fasilitas yang ditawarkan oleh dunia maya adalah suatu bentuk interaksi yang sangat efisien (lebih cepat, lebih murah, dan lebih baik dibandingkan dengan dunia nyata) karena kemampuannya untuk meniadakan ruang dan waktu. Namun ada satu persamaan mendasar yang berlaku baik di dunia nyata maupun dunia maya, yaitu tetap berlakunya hukum ekonomi, yaitu "suatu aktivitas untuk mencapai penghasilan sebesar-besarnya dengan perngorbanan yang sekecil kecilnya", karena hal tersebut tidak jauh dari prinsip hidup dari seorang manusia. Hukum ekonomi tersebut tercipta karena adanya suatu kenyataan bahwa sumber daya yang tersedia sifatnya terbatas (scarce of resources). Yang dimaksud dengan keterbatasan di sini disebabkan karena sumber daya utama dalam aktivitas ekonomi kebanyakan berwujud benda-benda fisik semacam gedung, tanah, manusia, bahan mentah, mesin, dan lain sebagainya.
Dokumen fisik (kertas dan tulisan) telah dapat direpresentasikan menjadi bit-bit digital sehingga memudahkan orang untuk berkomunikasi dan berkorespondensi melalui email, hingga saat ini ketika suara (audio atau voice), gambar, dan video (gambar bergerak) telah berhasil didigitalisasi sehingga merubah sama sekali cara manusia berinteraksi. Bahkan hal ini tidak hanya berlaku pada entiti fisik saja, tetapi benda-benda abstrak seperti data, informasi, pengetahuan, bahkan proses telah dapat pula dilakukan proses digitalisasi. Hal tersebut akan sangat menarik untuk dicermati ketika mempelajari karakteristik dari entiti-entiti yang dapat didigitalisasi. Paling tidak ada empat karakteristik utama dari entiti digital, yaitu mudah diduplikasi, murah proses produksinya, dapat diubah strukturnya, dan lebih baik kualitasnya. Akibat keempat ciri khusus dari benda digital inilah maka terciptalah suatu "hukum" baru yang dinamakan sebagai ekonomi digital. Ekonomi ini berkembang menjadi internet economy jika prinsip-prinsip tersebut di atas dimanfaatkan oleh para users atau komunitas untuk melakukan aktivitas perdagangan di dunia maya melalui internet.
2.2 Konsep e-Procurement
Perbaikan dalam konektivitas teknologi Internet akhir-akhir ini menyediakan kesempatan untuk membuat pengadaan barang dan jasa lebih transparan dan efisien. Ketika digunakan untuk pengadaan barang dan jasa publik, teknologi informasi dapat dimanfaatkan sebagai sarana untuk mencapai prinsip-prinsip utama persaingan sempurna, yaitu akses terhadap informasi, tidak ada hambatan untuk ikut serta (transparansi), dan akan lebih banyak peserta yang ikut untuk membentuk sebuah pasar pengadaan barang/jasa publik. Pengadaan barang dan jasa secara elektronik, terutama dalam domain publik, adalah sebuah alat kebijakan yang efektif untuk menentukan dasar-dasar ekonomi pasar dan karenanya negara perlu meningkatkan produktivitas, menghilangkan hambatan-hambatan yang ada di dalam negeri untuk mengarah ke persaingan internasional, untuk tujuan peningkatan efisiensi.
Salah satu fokus utama dari pengadaan barang/jasa secara elektronik adalah untuk mengubah proses pengadaan agar lebih efektif dari sisi biaya dan dengan proses yang lebih inovatif. Selain itu, bertujuan untuk menunjukkan bahwa Information and Communication Technology (ICT) merupakan salah satu alat penting yang dapat mempengaruhi perubahan-perubahan struktural baik di dalam negeri maupun antar negara, serta memungkinkan sensitifitas pengadaan barang dan jasa dapat bergerak bebas, mendorong daya saing pemasok dalam negeri untuk mengarah ke pasar dunia. Sebuah kebijakan pengadaan publik yang efektif merupakan hal mendasar bagi keberhasilan satu pasar dalam mencapai tujuan antara lain: untuk membentuk pasar yang berkelanjutan, pertumbuhan jangka panjang, menciptakan lapangan kerja, mendorong pengembangan usaha agar mampu mengeksploitasi peluang-peluang yang dihasilkan oleh satu pasar, kompetitif dalam pasar global, dan untuk menyediakan layanan publik yang handal untuk para pengguna sistem.
Antonio Davila, Mahendra Gupta dan Richard Palmer dalam jurnal mereka yang berjudul Moving Procurement Systems to the Internet: The Adoption and Use of E-Procurement Technology Models menyimpulkan bahwa persepsi keseluruhan responden adalah teknologi e-procurement akan menjadi elemen penting dalam pengelolaan siklus logistik. Kebanyakan organisasi berpartisipasi dengan investasi yang kecil memungkinkan mereka untuk mengetahui perkembangan dan mengembangkan kemampuan yang diperlukan untuk pindah ke teknologi ini. Perusahaan-perusahaan berencana untuk memindahkan proses penawaran mereka ke e-procurement sebagai solusi yang harus tetap berhati-hati dengan mempertimbangkan faktor ekonomi dari adanaya teknologi e-procurement tersebut. perusahaan-perusahaan yang agresif atau cepat dalam mengadopsi sistem ini merasa lebih baik berada dalam posisi persaingan sehat.
Pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik (e-procurement) merupakan salah satu mekanisme mewujudkan nilai-nilai good governance. Secara umum e-procurement adalah: "proses pembelian barang dan jasa yang diperlukan bagi kebutuhan operasional organisasi secara elektronik (Oliviera, 2001 :43)".
e-Procurement dalam pengertian umum diterapkan pada sistem database yang terintegrasi dan area luas yang berbasis internet dengan jaringan sistem komunikasi dalam sebagian atau seluruh proses pembelian (Croom&Brandon-Jones, 2005:369). Penerapan e-procurement di sektor publik sebenarnya diadopsi dari penerapan e-procurement di bidang bisnis. Meningkatnya tekanan persaingan bisnis telah mendorong perusahaan untuk mengadopsi e-procurement sebagai strategi mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan (Majdalawieh&Bateman, 2008:54). Proses pembelian dan penjualan barang melalui cara konvensional dianggap tidak efektif dan efisien lagi untuk mendukung kegiatan bisnis. Salah satu keuntungan terpenting dari penerapan e-procurement adalah kemampuannya sebagai mekanisme integrasi baik di dalam perusahaan maupun dengan supplier. Selain itu, e-procurement juga dipercaya mampu meningkatkan kolaborasi antara pembeli dan pemasok, mengurangi kebutuhan personel, meningkatkan koordinasi, mengurangi biaya transaksi, siklus pembelian dan penjualan barang yang lebih pendek. memudahkan inventarisasi dan transparansi yang lebih besar. Dalam konteks ini, e-procurement dipahami sebagai pasar dari sektor bisnis ke bisnis, rangkaian pemasokan secara elektronik, pusat perdagangan atau komunitas dagang yang secara substansial berbasis jaringan internet dimana satu atau lebih perusahaan berusaha mendapatkan sumber supplier-nya pada harga serendah mungkin (Aghesin,2001). Sistem juga membantu perusahaan dalam mendapatkan sumber input produk dan jasa pada harga terendah, memastikan bahwa input tersebut memadai secara teknis dan spesifikasi dari yang dipersyaratkan.
Simon Croom dan Alistair Brandon-Jones dalam jurnal mereka yang berjudul Impact of e-procurement: Experiences from implementation in the UK public sector (2007) membuktikan bahwa berkurangnya biaya komunikasi antara penjual dan pembeli menyebabkan meningkatnya ketersediaan pasokan dan adanya pengaruh yang lebih besar dalam negosiasi. Biaya yang muncul mulai dari proses permintaan sampai dengan pembelian dapat dikurangi melalui perbaikan sistem pengadaan. Pengurangan harga yang diperoleh dari peningkatan visibilitas, kepatuhan, informasi manajemen, permintaan agregasi, dapat meningkatkan pengaruh dalam negosiasi. Pelaksanaan e-procurement menciptakan potensi untuk meningkatkan kepatuhan. jauh dari yang sudah 'diberikan'. Sejauh mana dukungan disediakan kepada pengguna internal dalam menggunakan e-procurement tampaknya berpengaruh signifikan pada pengeluaran sejenis. Model ini akan berfungsi sebagai dasar untuk mengelompokkan e-procurement guna mengarah kepada kolaboratif dan komparatif di masa yang akan datang.
Mengambil keuntungan dari teknologi informasi yang muncul memerlukan kebijakan-kebijakan yang serupa dengan yang dibutuhkan untuk membuka pasar dan perdagangan bebas. Sebagai contoh, menciptakan pengadaan publik yang modern merupakan bagian dari proses yang efisien, dan ekonomi pasar yang kompetitif dimana diperlukan untuk suatu negara terintegrasi ke dalam komunitas global. Teknologi informasi dan komunikasi dapat membantu untuk mencapai lingkungan yang kompetitif (penawaran terbuka), memberikan peluang bagi sektor swasta (gratis akses ke informasi publik), transparansi pemerintah, dan menghilangkan para elite di suatu negara memegang sektor-sektor utama dalam peekonomian nasional. Besar peluang yang ada harus ditangkap secara bersama, di mana teknologi baru efektif untuk mendukung mengintegrasikan pasar yang sudah ada. Sebagai contoh, pengadaan pada sebagian besar negara-negara berkembang adalah lambat dan kurang efisien. Teknologi informasi dapat membuat biaya lebih efektif dan sistem pengadaan publik lebih inovatif. Salah satu tujuan dari pengadaan barang dan jasa secara elektronik adalah untuk memberikan peluang untuk perusahaan lokal bersaing di pasar pengadaan internasional, dan untuk meningkatkan akses pasar bagi usaha kecil dan menengah yang biasanya terbatas. Dengan demikian secara otomatis setiap perusahaan akan dapat mengetahui setiap kali tender sudah diumumkan oleh berbagai website pengadaan nasional melalui profil mereka yang sudah terdaftar dalam sistem. Dengan cara ini diharapkan setiap perusahaan dapat mencari informasi baik kesempatan dalam pengadaan internasional maupun pengadaan domestik.
Pengadaan barang dan jasa publik, atau pembelian pemerintah dari sektor swasta, telah tumbuh pesat dalam beberapa dekade terakhir. Gershon (1999) mendefinisikan pengadaan sebagai:
"keseluruhan proses perolehan dari pihak ketiga mencakup barang, jasa dan proyek-proyek konstruksi. Proses ini meliputi seluruh siklus dari konsep awal serta mendefinisikan kebutuhan sampai dengan akhir masa manfaat suatu aset atau selesainya kontrak (Gershon, 1999)".
Faktor utama serta prinsip yang mendasari sistem pengadaan barang dan jasa publik yang modern adalah persaingan terbuka, tidak terbatas serta akses yang luas ke pasar pengadaan. Selain itu, proses pengadaan mulai dari seleksi peserta tender, prosedur tender, dan penetapan pemenang, harus terbuka dan dapat dilihat oleh umum, sehingga membuatnya menjadi proses yang transparan. Ini merupakan suatu tanggung jawab bagaimana membuat cara yang paling efisien untuk setiap pengadaan di kementerian maupun di daerah mengingat pengadaan tersebut dibiayai menggunakan uang dari para pembayar pajak. Untuk menyempurnakan keseluruhan transparansi proses pengadaan barang dan jasa termasuk kontrak pengadaan tersebut, unit-unit pengawasan baik dari internal maupun eksternal juga harus berperan aktif termasuk juga dari pihak media. Secara umum, prosedur pengadaan publik, sebagai aktivitas ekonomi yang signifikan di sebagian besar negara melibatkan biasanya dua jenis pemain:
1. Organisasi Pemerintah {procuring entities) yang mempublikasikan keinginan mereka untuk pengadaan barang dan jasa di bawah aturan-aturan tertentu dan pembatasan oleh pemerintah di masing-masing negara.
2. Penyedia barang dan jasa (usaha milik swasta, termasuk UKM) yang merespon tawaran atas keinginan dari pemerintah untuk menunjukkan keinginan mereka menjual.
Terbuka dan kompetitifnya suatu proses pengadaan sampai dengan kontrak dimulai dari beberapa prosedur; dari sisi pemerintah harus mendeskripsikan persyaratan yang mesti penyedia penuhi untuk menunjukkan apakah kemampuan mereka memenuhi dari yang dipersyarakan. Pemerintah kemudian mengidentifikasi calon penyedia dan mengundang mereka untuk mengajukan penawaran. Proses pengadaan juga harus menjamin bahwa penyedia pada kenyataannya dapat memenuhi spesifikasi dari kualitas produk yang diinginkan dan ketepatan waktu penyelesaiannya.